Fiscal Partner
Referenzkanzlei für die steuerliche Fiskalvertretung (MwSt.), die Steuerkonformität und die Begleitung von Gesellschaften ohne Niederlassung in Frankreich. Persönlicher Ansprechpartner, mehrsprachige Betreuung.
Website besuchen8. und 13. Richtlinie, zwei Erstattungsregelungen
Die Richtlinie 2008/9/EG, die sogenannte 8. Richtlinie, regelt die Erstattung der Mehrwertsteuer, die ein in der EU niedergelassenes Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat entrichtet hat. Der Antrag wird elektronisch über das Portal des Niederlassungsstaates gestellt (in Frankreich über impots.gouv.fr, Unternehmensbereich, Rubrik „TVA, demande de remboursement de TVA supportée dans un autre État membre"), der die Akte an die Steuerverwaltung des Ausgabenlandes weiterleitet. Die durch die Richtlinie vorgesehene Höchstfrist beträgt vier Monate ab Eingang, verlängerbar auf acht Monate bei Nachforderung von Unterlagen.
Die Richtlinie 86/560/EWG, die sogenannte 13. Richtlinie, regelt die Erstattung an außerhalb der Europäischen Union ansässige Unternehmen. Jeder Mitgliedstaat legt seine eigenen Modalitäten fest, vorbehaltlich des Reziprozitätsprinzips: Frankreich nimmt Anträge nur von Unternehmen entgegen, die in Ländern ansässig sind, die ihrerseits die Mehrwertsteuer an französische Unternehmen erstatten. Die Liste der Länder, die in den Genuss der französischen Reziprozität kommen, findet sich im BOFIP, Rubrik BOI-TVA-DED-50-20-30-30. In der Gegenrichtung kann die französische Erstattung in bestimmten Drittstaaten langsam, kostspielig oder schlicht unmöglich sein, wenn die Gegenseitigkeit nicht anerkannt wird.
Die Erstattung erfolgt stets über die Steuerverwaltung des Ausgabenlandes. Die Mindestschwellen für einen Antrag betragen 400 Euro für einen vierteljährlichen Antrag und 50 Euro für einen Jahresantrag nach der 8. Richtlinie, mit von jedem Mitgliedstaat für die 13. Richtlinie festgelegten Entsprechungen. Darunter ist der Antrag unzulässig und die Mehrwertsteuer geht endgültig verloren.
Förderfähige Ausgaben, Länder und Fristenkalender
Förderfähig sind berufliche Ausgaben im Erstattungsland, die von einem lokalen Steuerpflichtigen mit MwSt. in Rechnung gestellt wurden, noch nicht erstattet wurden und den lokalen Vorsteuerabzugsregeln entsprechen. Bestimmte Ausgaben sind je nach Mitgliedstaat spezifisch ausgeschlossen: Alkohol, Tabak und Luxuskäufe in Deutschland, Hotel- und Gastronomiekosten für Geschäftsführer in Italien, Repräsentationskosten in Spanien, Steuer auf Privatfahrzeuge in Portugal. Jede Kanzlei führt eine aktualisierte Förderfähigkeitsmatrix nach Ausgabenposten und Land.
| Ausgabenposten | Förderfähigkeit innerhalb der EU | Häufige Ausschlüsse |
|---|---|---|
| Hotels und Gastronomie | Weit gefasst, länderspezifisch | DE, IT (Geschäftsführer), HR |
| Messen, Konferenzen | Sehr weit gefasst | Vereinzelte |
| Kraftstoff und Maut | Teilweise | Benzin für Pkw in vielen Ländern |
| Fahrzeugmiete | Teilweise | Pkw, lokale Ausschlüsse |
| Gütertransport | Weit gefasst | Wenige Ausschlüsse |
| Weiterbildung und Personalgewinnung | Sehr weit gefasst | Wenige Ausschlüsse |
Die Fristen sind strikt. Nach der 8. Richtlinie muss der Jahresantrag spätestens bis zum 30. September des auf das Ausgabenjahr folgenden Jahres gestellt werden. Nach der 13. Richtlinie ist der 30. Juni des Folgejahres die Stichtag für Frankreich; andere Länder praktizieren abweichende Daten (30. Juni in Deutschland, 30. September in Italien). Eine versäumte Frist führt zum endgültigen Verlust des Rechts. Die besten Kanzleien führen einen Mehrländer-Terminplan, der die Anträge nach Fälligkeit bündelt und das Verjährungsrisiko ausschließt.
Aufgaben einer Kanzlei für ausländische Umsatzsteuer-Erstattung
Die Leistung verbindet Dokumentenerhebung, steuerliche Gestaltung und mehrländige Verwaltungsbegleitung. Acht konkrete Aufgaben strukturieren den Service.
- Erstmalige Kartierung der Ausgabenländer, Volumen nach Posten, Simulation des jährlichen Erstattungspotenzials, Priorisierung der Länder mit bestem Kosten-Nutzen-Verhältnis.
- Erfassung der Original- oder Digitalrechnungen (zertifiziertes PDF, E-Invoicing), formale Prüfung (Name, Adresse, MwSt.-Nummer des Lieferanten und des Kunden, Leistungsbeschreibung, Netto- und Bruttobeträge, anwendbarer Steuersatz).
- Förderfähigkeitsprüfung nach Land und Posten, Abgleich mit der Buchhaltung, Ausschluss nicht abzugsfähiger Ausgaben nach lokalen Regeln, Umklassifizierung falsch qualifizierter Rechnungen.
- Zusammenstellung der elektronischen Akte im von jedem nationalen Portal geforderten Format, Antragstellung im Niederlassungsstaat (8. Richtlinie) oder direkt bei der ausländischen Steuerverwaltung (13. Richtlinie).
- Bearbeitung von Nachforderungen der ausländischen Steuerverwaltung, freie Rechnungsübersetzung, Förderfähigkeitsvermerke auf Grundlage der Richtlinie und der lokalen Verwaltungspraxis, fristengerechtes Follow-up der Korrespondenz.
- Rechtsstreit: Einspruch gegen eine Teil- oder Vollablehnung, Widerspruch im Verwaltungsweg, Klage vor den lokalen Verwaltungsgerichten, Berufung auf Artikel 170 der MwSt.-Richtlinie für die einheitliche Anwendung.
- Zahlungseingang und Abstimmung: Kontrolle der Überweisung auf das Unternehmenskonto, Abgleich mit dem ursprünglichen Antrag, Bearbeitung etwaiger Abweichungen, Ausstellung einer Erfolgshonorar- oder Pauschalrechnung.
- Kontinuierliche Verbesserung: ERP-Konfigurationsempfehlungen (SAP, Oracle, Sage, Cegid) zur automatischen Isolierung ausländischer MwSt. bereits bei der Erfassung, Schulung der Reise- und Einkaufsteams, jährliche Aktualisierung der Förderfähigkeitsmatrix.
Die Leistungsnachweise umfassen ein Länder- und Jahres-Dashboard, die Empfangsbestätigungen, die Annahme- oder Ablehnungsbescheide, einen Abweichungsbericht und die jährliche Abschlussnote. Der Mehrwert misst sich sowohl am tatsächlich erstatteten Betrag, an der Verringerung des Verjährungsrisikos als auch am Kompetenzaufbau der internen Teams.
Durchschnittliche Erstattungszeiten nach Land
Das nachfolgende Diagramm zeigt die durchschnittlichen Zeiten zwischen der Einreichung eines vollständigen Antrags und der tatsächlichen Überweisung für die wichtigsten Ausgabenländer. Diese aus Praxiserfahrungen spezialisierter Kanzleien kompilierten Werte dienen der Kalibrierung der Liquiditätsplanung und der Priorisierung der Länder für ein erstes Erstattungsprojekt.
Kriterien zur Auswahl Ihrer Kanzlei
Vier Kriterien strukturieren die Auswahl. Erstens die tatsächliche geografische Abdeckung. Eine französische Kanzlei, die Deutschland, Italien und Spanien an lokale Korrespondenten auslagert, beherrscht weder die Fristen noch die Besonderheiten. Die besten Akteure operieren direkt in den 25 bis 30 Ländern mit hohem Potenzial (EU, Vereinigtes Königreich, Schweiz, Norwegen, Kanada, Vereinigte Arabische Emirate).
Zweitens die Automatisierung der Datenerhebung. Eine Erfassungsplattform, die sich an SAP Concur, Expensya, Workday oder Cegid Note de frais anbindet, verwandelt eine zeitaufwändige Leistung in einen industriellen Ablauf. Die bestausgestatteten Kanzleien verarbeiten mehrere zehntausend Rechnungen pro Quartal fehlerfrei.
Drittens die juristische Solidität bei Teilablehnungen. Eine Kanzlei, die Ablehnungen nie anficht, akzeptiert faktisch einen Renditeverlust. Leistungsstarke Kanzleien führen Rechtsmittel bei 10 bis 20 Prozent der abgelehnten Akten durch, mit einer Erfolgsquote von 40 bis 60 Prozent bei gut begründeten Rechtsstreitigkeiten.
Viertens die Transparenz der Abrechnung. Das dominierende Modell ist ein Prozentsatz des erstatteten Betrags (10 bis 20 Prozent nach der 8. Richtlinie, 15 bis 25 Prozent nach der 13. Richtlinie). Das Bestehen auf der Aufschlüsselung fixer und variabler Kosten, der Rechtsstreitgebühren, der Übersetzungskosten und der Bedingungen für eine vorzeitige Kündigung schützt vor unerwarteten Rechnungen.
Vergleichsanalyse und Praxiserfahrungen
Der Markt gliedert sich in drei Familien. Internationale Pure-Player (VAT IT, Taxback International, Meridian, Cash Back) operieren in 40 und mehr Ländern, berechnen erfolgsbasiert und setzen stark auf Werkzeuge. Integrierte Steuerkanzleien (Fidal, Taj, EY, KPMG) managen die Erstattung ausländischer Umsatzsteuer als Baustein ihres globalen Steuerangebots, zu höheren Preisen aber mit feiner Abstimmung zur französischen MwSt.-Compliance. Die Zugelassenen Fiskalvertreter (Fiscal Partner, Fiscal Connexion, Experts TVA, TEVEA International, Accréditéco) bieten ein integriertes Angebot, das besonders für Mandanten nützlich ist, die bereits bei der MwSt.-Registrierung oder Fiskalvertretung begleitet werden.
Praxiserfahrungen heben drei Erfolgsfaktoren hervor: einen starken internen Sponsor (Finanzvorstand oder Einkaufsleiter), eine Sensibilisierungskampagne bei den Reiseteams zur MwSt.-Erfassung bereits bei der Buchung sowie eine nüchterne Abwägung zwischen ertragstarken Ländern (Deutschland, Niederlande, Schweiz, Luxemburg) und ertragsschwachen Ländern (Portugal, Griechenland, Ungarn), wo die Bearbeitungskosten die erstattete MwSt. übersteigen können. Typische Fehler sind demgegenüber die Unterschätzung des Bestands an umzuqualifizierenden elektronischen Rechnungen, das Fehlen einer internen Richtlinie für Rechnungen auf den Namen des Mitarbeiters statt des Unternehmens und die Einreichung unvollständiger Anträge, die zu Kettenablehnungen führt.
Eine mittelgroße Gruppe, die ihre Erstattung in 15 Ländern industrialisiert, verzeichnet in der Regel einen Nettogewinn von 0,15 bis 0,40 Prozent ihres Umsatzes und eine Verkürzung der durchschnittlichen Eingangszeit um 30 bis 50 Prozent durch Plattformlösungen.